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Recomendaciones para la construcción de las Agendas de Juntas y Consejos de Familia

Un gran y exitoso 2022 para todos!!

Espero que todos se encuentren muy bien de salud y que sus familias también lo estén.

Cerrado el año 2021 y ya prendiendo motores para este 2022, Mesa Familiar quiere compartir con ustedes una serie de recomendaciones para definir las Agendas de dos de los órganos de gobierno más importantes en las Empresas de Familia, la Junta enfocada en la continuidad y sostenibilidad del negocio, y el Consejo de Familia, responsable de las sanas relaciones familiares.

Agenda de la Junta

Una de las primera actividades que debe abordar la Junta en pleno en su primera sesión del año, además de ver los resultados financieros y comerciales preliminares del cierre del período anterior, es la definición de los objetivos a los cuales se aplicará con juicio y disciplina la Junta durante el respectivo año. 

Es vital que en la sesión de enero toda Junta defina los 3 o 4 grandes objetivos que como Junta va a trabajar o a liderar, de tal forma que, a finales del año, podamos auto evaluar el desempeño de la Junta para determinar si se hizo o no la tarea… en otras palabras si la Junta generó o no valor. 

Mesa Familiar ha venido insistiendo que las Juntas deben ir más allá de su rol de supervisión y espacio de rendición de cuentas, y convertirse en foros de conversación estratégica que le generen valor a la Gerencia, al equipo directivo y a la Compañía. 

Para lograr que dejemos de un lado la Junta clásica que se reúne cada mes a que la Gerencia cuente a sus miembros lo que ya pasó y no se puede cambiar (historia), debemos construir una agenda que recoja los 3 o 4 grandes asuntos estratégicos que van a impactar a la organización en línea con el propósito de toda Junta de velar por la continuidad y sostenibilidad de la Compañía.

La agenda no debe ser construida de espaldas a la gerencia y sin tener en cuenta las prioridades estratégicas de la Compañía. Por el contrario, la agenda se debe definir con la gerencia y recogiendo las prioridades estratégicas.

Una buena práctica es pedirle a la Gerencia que elabore un listado de los temas que desea traer de manera deliberada a la Junta y en la primera reunión plenaria proceder a depurar estos, siempre teniendo como premisa que estén en línea con las prioridades estratégicas para el respectivo período y con la continuidad y sostenibilidad de la Compañía. 

Los miembros independientes o externos de la Junta, desde el conocimiento de la Compañía y de su estrategia, también pueden aportar a la definición de estos asuntos,  de tal forma que, el gran objetivo de la primera sesión del año sea la definición de los temas estratégicos a trabajar desde la Junta y en cuál sesión del calendario anual se van a tener las respectivas conversaciones. 

Esto último es muy importante porque obligará a la Gerencia, a la Presidencia de la Junta y a sus miembros a preparar el conversatorio con tiempo y profundidad…. convirtiendo la respectiva sesión en un espacio de construcción y de trabajo colectivo. Es decir, en una verdadera co-creación.

Por la pandemia de la COVID 19 en las agendas del año 2022 deben estar temas como:

  • La liquidez
  • El Abastecimiento estratégico
  • La retención y atracción del talento humano
  • La inflación y su impacto en la estructura de costos y su traslado al cliente vía precios
  • El impacto del dólar en la estructura de costos y gastos

Ejemplo de Agenda de la Junta

Modelo de Agenda y Estructura de Junta

Puedes usarlo como referencia para establecer la Agenda de Junta Directiva para que sea un 2022 muy productivo.

Agenda del Consejo de Familia:

De la misma manera como la Junta define su agenda de trabajo para todo el año, el Consejo de Familia en su primera sesión debe definir su agenda, de tal forma que, para cada reunión que se adelante durante el respectivo período sean claros sus objetivos. El Consejo de Familia vela por la unidad familiar y accionaria, la visión compartida, la transmisión de los valores familiares, la formación de la familia empresaria y el cumplimiento del Protocolo Familiar.

Ejemplo de Agenda del Consejo de Familia

ENEROFEBREROMARZOABRIL JULIOOCTUBREDICIEMBRE

Definir los objetivos del año 



Informe   GestiónQ4

InformeGestiónAño anterior


InformeGestión         Q1

InformeGestiónQ2

InformeGestiónQ3


Informar sobre los Planes de inversión y expansión de la Cía.
Informar sobre los Planes de inversión y expansión de la Cía.Informar sobre los Planes de inversión y expansión de la Cía.Informar sobre los Planes de inversión y expansión de la Cía.
Evaluación de la Junta con presencia de: la Gerencia; la Presidencia de la Junta y(todo el C.F o su Presidente) Evaluación de la Junta con presencia de: la Gerencia; la Presidencia de la Junta y(todo el C.F o su Presidente)
Preparación Asamblea  de Familia Preparación Asamblea de FamiliaPreparación Asamblea de Familia
Preselección JuntaPreselección Junta
Proyección cierre año

Encuentro con  la Presidencia de la Junta Directiva para que esta presente  al C.F el informe de evaluación de laGerencia por la Junta Directiva





Encuentro con Junta Directiva




Encuentro con la Revisoría Fiscal

Eventos de formación 


Eventos de formación


Eventos de formación


Eventos de formación


NovedadesFamiliares


NovedadesFamiliares


NovedadesFamiliares 

Informar sobre: nuevos cargos o vacantes para que la familia pueda aplicar  Informar sobre: nuevos cargos o vacantes para que la familia pueda aplicar  Informar sobre: nuevos cargos o vacantes para que la familia pueda aplicar  Informar sobre: nuevos cargos o vacantes para que la familia pueda aplicar  Informar sobre: nuevos cargos o vacantes para que la familia pueda aplicar  Informar sobre: nuevos cargos o vacantes para que la familia pueda aplicar  Informar sobre: nuevos cargos o vacantes para que la familia pueda aplicar  

Seguimiento    a la implementación del Protocolo 

Seguimiento a la implementación del Protocolo 
Lectura del Protocolo de FamiliaLectura del Protocolo de Familia
Reformas al Protocolo 
Programa de trabajo en vacaciones / pasantías Programa de trabajo en vacaciones / pasantíasPrograma de trabajo en vacaciones / pasantíasPrograma de trabajo en vacaciones / pasantíasPrograma de trabajo en vacaciones / pasantíasPrograma de trabajo en vacaciones / pasantíasPrograma de trabajo en vacaciones / pasantías

Planificar visita anual a las instalaciones
Actividades altruistas / solidaridad Actividades altruistas / solidaridadActividades altruistas / solidaridadActividades altruistas / solidaridadActividades altruistas / solidaridadActividades altruistas / solidaridadActividades altruistas / solidaridad

Políticas / Opciones de Inversión 

Políticas / Opciones de Inversión

Políticas / Opciones de Inversión

Políticas / Opciones de Inversión

Políticas / Opciones de Inversión

Políticas / Opciones de Inversión

Políticas / Opciones De Inversión
Modelo de Agenda del Consejo de Familia

Puedes usarlo como referencia para establecer la Agenda del Consejo de Familia para que sea un 2022 muy productivo.